Informationspflicht als PDF herunterladen 

Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen. Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände der Verarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.

Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument die männliche Form verwendet. Selbstverständlich sind damit immer alle Geschlechter gleichermaßen gemeint.

Ihre Rechte

Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:

1. Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
2. Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
3. Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
4. Recht auf Einschränkung der Daten gemäß Art. 18 DSGVO
5. Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
6. Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Widerrufsrecht: Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art. 9 DSGVO Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Jasmin Muhmenthaler-Sturm
Datenbeschützerin GmbH
Unterer Sand 9
94209 Regen
E-Mail: info@datenbeschuetzerin.de
Telefon: 09921 22 88 9000

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

Schwaiger Holzindustrie GmbH & Co. KG
Vertreten durch: Josef Schwaiger, Katrin Schwaiger
Zum Sägewerk 9
94491 Hengersberg
Telefon: +49 9901 / 207-0
E-Mail: info@schwaiger-holzindustrie.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, zum Beispiel Namen oder E-Mail-Adressen, entscheidet.

Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten, also Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist.

In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer gemäß Art. 44 bis 49 DSGVO sicherstellen.

Die Entscheidung über unsere Vertragsbeziehung beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung beziehungsweise Profiling. Es findet zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Sollte dieses Verfahren in Einzelfällen eingesetzt werden, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Im Rahmen unserer Kundenbeziehung sind lediglich die personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Kundenbeziehung sowie der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir ansonsten in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag beziehungsweise das Kundenverhältnis mit Ihnen durchzuführen.

In der Regel erheben wir Ihre personenbezogenen Daten direkt bei Ihnen. Sofern Daten ausnahmsweise aus anderen Quellen stammen, werden Sie darüber gesondert informiert.

1. Datenverarbeitung im Rahmen der Auftragsabwicklung

1.1 Auftragserfassung und Abwicklung

Zur Abwicklung Ihres Auftrags oder Ihrer Anfrage erfassen wir im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, zum Beispiel Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Handynummer. Ihre Daten werden in unserem zentralen System eingepflegt und dort gespeichert.

Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weiterleitung erfolgt intern an die nötigen Abteilungen und bei Bedarf an externe Stellen, zum Beispiel Rechtsberatung, Presse, Versanddienstleister, Geschäftspartner oder Subunternehmer, um den Auftrag weiter bearbeiten zu können.

Für den technischen Support unserer IT-Systeme haben wir einen externen Dienstleister beauftragt: INFO-DATA GmbH, Am Bachl 1, 4040 Lichtenberg. Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Sofern keine Vertragsbeziehung zustande kommt, werden Ihre Daten nach einem Jahr ohne aktiven Kontakt gelöscht.

1.2 Bestellung und Versand

Zur Bestellung und zum Versand werden personenbezogene Daten erhoben, um die Ware den Kunden zuordnen zu können. Bei Direktbestellung über uns erhalten Sie einen von uns erstellten Lieferschein. Für die Abwicklung des Versandes werden Ihre Daten, insbesondere Name und Adresse, an den Versanddienstleister übermittelt.

Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt an interne Stellen sowie an den Versanddienstleister. Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

1.3 Vertragsverwaltung

Zur Organisation von Verträgen und Dokumenten werden alle Verträge gescannt und elektronisch in unserem Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Es handelt sich um Verträge von Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern, verbundenen Unternehmen und gegebenenfalls weiteren Parteien.

Die Verträge können personenbezogene Daten in Form von Kontaktinformationen und persönlichen Daten zur Vertragsabwicklung enthalten.

Anbieter des Dokumentenmanagements ist friendWorks GmbH, Pfarrplatz 16, 94315 Straubing.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit dem Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Daten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

1.4 Kommunikation per E-Mail / Telefon

Um mit Ihnen in Kontakt zu treten, schreiben wir Ihnen eine E-Mail mit weiterführenden Informationen, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Ihres Auftrags oder im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftsbeziehung. Dazu werden Ihre E-Mail-Adresse, der E-Mail-Inhalt und die Historie der Kommunikation erfasst.

Die E-Mails werden bei einem externen Dienstleister gehostet. Anbieter ist ACP Group AG, Wagenseilgasse 3, 1120 Wien. Mit dem Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Des Weiteren können wir Sie auch telefonisch über die bei uns hinterlegte Telefon- oder Mobiltelefonnummer anrufen.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Geschäftsvorfall nötig ist. Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

2. Datenverarbeitung in IT-Systemen

2.1 Kontakt- und Adressverwaltung

Zur Verwaltung der Kontaktinformationen unserer Kunden und Geschäftspartner speichern wir diese in unserem System. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, gegebenenfalls Ansprechpartner, Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer sowie E-Mail-Adresse.

Die Datenerhebung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um die Kontaktinformationen strukturiert und effizient verwalten zu können.

Zugriff auf das System haben ausschließlich unsere Mitarbeiter. Für den technischen Support wurde der externe Dienstleister INFO-DATA GmbH, Am Bachl 1, 4040 Lichtenberg beauftragt. Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Ihre Kontaktdaten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

2.2 Audio- und Videokonferenzen

2.2.1 Datenverarbeitung

Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderem Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet.

Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen oder einsetzen, zum Beispiel E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer. Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende der Teilnahme, Anzahl der Teilnehmer und sonstige Kontextinformationen im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang.

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Dazu zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat- oder Sofortnachrichten, Voicemails, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools.

2.2.2 Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns beziehungsweise unserem Unternehmen. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

2.2.3 Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt.

Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

2.2.4 Eingesetzte Konferenz-Tools

Wir setzen folgendes Konferenz-Tool ein:

2.2.5 Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll.

Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: www.dataprivacyframework.gov/participant/6474

2.2.5.1 Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

2.3 Aufzeichnung von Videokonferenzen

Es besteht die Möglichkeit, das Online-Meeting aufzuzeichnen. Dies dient dem Zweck, Ihnen das Online-Meeting im Nachgang zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die Nachbereitung einzusehen.

Für die Aufzeichnung benötigen wir Ihre Einwilligung. Sie können zu Beginn des Meetings entscheiden, ob die Aufzeichnung erfolgen darf oder nicht. Ihre Einwilligung wird in Videoform gespeichert.

In der Aufzeichnung werden Ihr Name, der Inhalt des Gesprächs und der geteilten Bildschirminhalte verarbeitet und gespeichert.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.

Die Inhalte des Videos verbleiben intern. Die Aufzeichnungen werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert.

2.4 Dateiaustausch über OneDrive / SharePoint

Wir nutzen zum Dateiaustausch mit Ihnen OneDrive / SharePoint. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

OneDrive / SharePoint ermöglicht es uns, eine Ordnerstruktur auf unserem System einzubinden, in dem Sie Inhalte hochladen können. Wenn Sie Inhalte hochladen, werden diese auf den Servern von OneDrive / SharePoint gespeichert. Es wird außerdem eine Verbindung zu OneDrive / SharePoint aufgebaut, sodass OneDrive / SharePoint feststellen kann, dass Sie unser System besucht haben.

Die Verwendung von OneDrive / SharePoint erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Verantwortliche hat ein berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und effizienten Datenaustauschsystem.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: www.dataprivacyframework.gov/participant/647

2.4.1 Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

2.5 Gäste-WLAN

Wir bieten unseren Gästen die Möglichkeit des Internetzugangs. Hierfür erhalten Sie einen Zugang zu unserem Gäste-WLAN. Sie erhalten den Zugang durch Nachfrage beim Geschäftsführer oder bei einem zuständigen Mitarbeiter.

Es werden Ihr Name und die Protokolldaten bei uns im System gespeichert.

Die Nutzung des WLANs beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit formlos widerrufen. Dies führt jedoch dazu, dass Sie den Internetzugang nicht mehr nutzen können.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Vorfall nötig ist. Die Protokolldaten werden für drei Monate gespeichert und anschließend im System wieder gelöscht.

3. Finanzbuchhaltung

3.1 Bonitätsprüfungen

Bei einem Kauf auf Rechnung oder einer sonstigen Zahlungsart, bei der wir in Vorleistung gehen, können wir eine Bonitätsprüfung durchführen. Hierzu übermitteln wir Ihre eingegebenen Daten, zum Beispiel Name, Adresse, Alter oder Bankdaten, an eine Auskunftei.

Auf Grundlage dieser Daten wird die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls ermittelt. Bei einem überhöhten Zahlungsausfallrisiko können wir die betreffende Zahlungsart verweigern.

Die Bonitätsprüfung erfolgt auf Grundlage der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Vermeidung von Zahlungsausfällen auf Grundlage eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sofern eine Einwilligung eingeholt wurde, erfolgt die Bonitätsprüfung auf Grundlage dieser Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

3.2 Finanzbuchhaltung / Barkasse

Zur Abwicklung der Finanzbuchhaltung und Kassenbelege haben wir in unseren IT-Systemen einen Prozess im Unternehmen abgebildet. Anbieter des Systems ist DATEV eG, Paumgartnerstr. 6 - 14, 90429 Nürnberg.

Dabei kann es sein, dass im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern oder Rechnungsinformationen verarbeitet werden, zum Beispiel Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Handynummer.

Die Verarbeitung basiert auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt, insbesondere den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

Eine Weiterleitung erfolgt an unseren zuständigen Steuerberater. Mit dem Anbieter für unser Buchhaltungssystem haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

3.3 Mahnwesen

Bei offenen Forderungen behalten wir uns vor, diese anzumahnen und im Falle ausbleibender Zahlung zur weiteren Bearbeitung an externe Dienstleister, zum Beispiel Rechtsanwälte oder Inkassobüros, zu übermitteln.

Hierfür werden folgende personenbezogene Daten benötigt und verarbeitet: Name, Adresse sowie die Höhe der offenen Forderung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertragsverhältnisses beziehungsweise vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich an die beauftragten Dienstleister, zum Beispiel Rechtsanwalt oder Inkassobüro. Die Speicherung der Daten erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

4. Facility Management

4.1 Zentrale, Besucherverwaltung

Zur internen Organisation erfolgt die Verteilung des Posteingangs an die jeweils zuständigen Fachabteilungen oder Mitarbeiter. Persönlich adressierte Briefe werden ungeöffnet weitergeleitet.

Zentrale Telefonanrufe werden entgegengenommen und an die zuständigen Personen weitergeleitet.

Besucher werden am Empfang begrüßt und in einer Besucherliste erfasst, um jederzeit nachvollziehen zu können, welche externen Personen sich auf dem Betriebsgelände befinden.

Dabei werden folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet: Name des Mitarbeiters, Name des Geschäftspartners beziehungsweise Besuchers, Anwesenheitszeiten des Besuchers und Unterschrift des Besuchers.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um die Sicherheit auf dem Betriebsgelände zu gewährleisten und ausschließlich berechtigten Personen Zutritt zu gewähren.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt wurde oder zur Abwicklung eines konkreten Geschäftsvorfalls erforderlich ist. Die Daten werden auf unseren Systemen unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

4.2 Videoüberwachungsanlage (Zutrittsschutz)

Die Daten werden durch Videokameras an den Toren erfasst, um sicherzustellen, dass nur befugte LKWs und PKWs das Betriebsgelände befahren. Es werden LKWs und PKWs überwacht. Im Einzelfall können aber auch Personen auf der Übertragung zu sehen sein.

Die Daten werden durch Videokameras im Eingangsbereich des Firmengeländes erfasst, um bei Hausfriedensbruch Beweismaterial für die Strafverfolgungsbehörde zur Verfügung stellen zu können.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einem Geschäftszweck nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Verantwortliche hat ein berechtigtes Interesse, die Zutritte zum Betriebsgelände zu regeln und Straftaten zu vermeiden beziehungsweise zu erkennen.

Einsicht auf die Videoüberwachung erfolgt beim Pförtner an den Monitoren. Das Videomaterial wird nach drei Monaten gelöscht.

5. Sonstiges

5.1 Papier-Aktenentsorgung / Datenträgerentsorgung

Es wird die Vernichtung von nicht mehr erforderlichen Papierdokumenten und Datenträgern, auf denen sich personenbezogene Daten befinden, durchgeführt. Damit werden die Löschfristen nach der Aufbewahrungsfrist eingehalten.

Es können sich sämtliche Daten aus dem Kundenverhältnis auf den Dokumenten und Papierträgern befinden.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.

Die Datenweitergabe erfolgt an den zertifizierten Entsorger Heinz Umweltservice GmbH, Donaugewerbepark 27, 94486 Osterhofen, den der Verantwortliche mit der Vernichtung und Entsorgung beauftragt. Mit dem Entsorger wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

5.2 Datenschutzmanagement

Sie können den externen Datenschutzbeauftragten jederzeit per E-Mail an info@datenbeschuetzerin.de oder telefonisch unter 09921 88 22 9000 kontaktieren.

Dabei werden Ihr Name, der Grund der Anfrage, der Sachverhalt und eventuell im System hinterlegte Daten des Betroffenen erhoben und gespeichert.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Weitergabe der Informationen erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung.

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für den Zweck benötigt wird. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben dabei unberührt.

6. Bewerbung

6.1 Umgang mit Bewerberdaten

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben, zum Beispiel per E-Mail, postalisch oder via Online-Bewerberformular. Im Folgenden informieren wir Sie über Umfang, Zweck und Verwendung Ihrer im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten.

Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden.

6.2 Umfang und Zweck der Datenerhebung

Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre damit verbundenen personenbezogenen Daten, zum Beispiel Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen und Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen, soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG nach deutschem Recht, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind.

Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die von Ihnen eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

6.3 Aufbewahrungsdauer der Daten

Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bis zu sechs Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens bei uns aufzubewahren.

Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits.

Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der sechsmonatigen Frist erforderlich sein werden, zum Beispiel aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits, findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.

Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

6.4 Aufnahme in den Bewerber-Pool

Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen, besteht gegebenenfalls die Möglichkeit, Sie in unseren Bewerber-Pool aufzunehmen. Im Falle der Aufnahme werden alle Dokumente und Angaben aus der Bewerbung in den Bewerber-Pool übernommen, um Sie im Falle von passenden Vakanzen zu kontaktieren.

Die Aufnahme in den Bewerber-Pool geschieht ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Abgabe der Einwilligung ist freiwillig und steht in keinem Bezug zum laufenden Bewerbungsverfahren.

Der Betroffene kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Falle werden die Daten aus dem Bewerber-Pool unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe vorliegen.

Die Daten aus dem Bewerber-Pool werden spätestens zwei Jahre nach Erteilung der Einwilligung unwiderruflich gelöscht.